La gestió de les devolucions a la indústria alimentària va molt més enllà de recuperar un producte. Cada devolució pot posar de manifest una incidència relacionada amb la qualitat, la seguretat alimentària, el transport o l’etiquetatge, per això és fonamental actuar amb rapidesa i disposar d’informació precisa sobre el lot afectat.
En aquest context, la traçabilitat esdevé una eina imprescindible per identificar l’origen del problema, conèixer el recorregut del producte i prendre decisions fonamentades que minimitzin els riscos.
El paper de la traçabilitat en la gestió de devolucions
Quan un client torna un producte alimentari, és fonamental poder conèixer amb rapidesa tot el recorregut dins de la cadena de subministrament. Un sistema de traçabilitat ben implantat permet identificar el lot afectat, determinar-ne l’origen, conèixer les matèries primeres utilitzades, revisar els processos de producció i localitzar tant els proveïdors implicats com els clients que han rebut productes del mateix lot. Aquesta informació és clau per avaluar l’abast de la incidència i actuar de forma ràpida i eficaç.
La normativa europea obliga les empreses alimentàries a garantir la traçabilitat en totes les etapes de la producció, transformació i distribució dels aliments. Gràcies a això, davant d’una devolució és possible reconstruir l’historial complet del producte i disposar d’evidències documentals que faciliten la presa de decisions i el compliment dels requisits legals.
Passos per gestionar una devolució mitjançant un sistema de traçabilitat
Gestionar una devolució de forma eficaç requereix seguir un procediment definit que permeti actuar amb rapidesa, recopilar tota la informació necessària i garantir que cap producte potencialment afectat romangui a la cadena de subministrament. Un sistema de traçabilitat facilita aquest procés en proporcionar accés immediat a l’historial complet de cada lot i enregistrar totes les actuacions realitzades.
1. Recepció i registre de la devolució
El primer pas consisteix a documentar la devolució tan aviat com es rep la comunicació del client o se’n detecta la incidència. Registrar correctament la informació des del començament facilita la investigació i garanteix la traçabilitat de tot el procés.
Entre les dades que convé registrar es troben:
- Data de la devolució.
- Client que fa la devolució.
- Producte afectat.
- Número de lot.
- Quantitat tornada.
- Motiu de la incidència.
- Evidències disponibles, com fotografies o informes.
2. Identificació del lot afectat
Un cop registrada la incidència, cal identificar amb precisió el lot implicat. Aquest pas és essencial per evitar immobilitzar productes que no presenten cap risc i centrar la investigació únicament en els aliments afectats.
La traçabilitat permet conèixer ràpidament:
- La data de fabricació.
- Les matèries primeres utilitzades.
- Els proveïdors implicats.
- Els controls de qualitat realitzats.
- Els processos pels quals va passar el producte.
3. Investigació de la causa de la incidència
Amb la informació del lot disponible, l’empresa ha d’analitzar què ha originat la devolució. L’objectiu és determinar si és un problema aïllat o una incidència que pugui afectar més productes.
Durant aquesta fase es poden revisar aspectes com:
- Registres de producció.
- Controls APPCC.
- Registres de temperatura.
- Resultats d’anàlisi microbiològica o fisicoquímica.
- Incidències registrades durant la fabricació.
- Condicions d’emmagatzematge i transport.
4. Localització dels productes relacionats
Si la incidència pot afectar altres productes, el pas següent consisteix a localitzar totes les unitats del mateix lot o de lots relacionats.
Gràcies a la traçabilitat és possible identificar ràpidament:
- Quins clients van rebre el producte.
- Quins distribuïdors el van comercialitzar.
- Quines quantitats segueixen emmagatzemades.
- Quins productes romanen a les instal·lacions de l’empresa.
5. Decisió sobre la destinació del producte
Un cop avaluat el risc, l’empresa ha de decidir quina serà la destinació dels productes afectats. La decisió dependrà de la naturalesa de la incidència i dels resultats de la investigació.
Les opcions més habituals són:
- Reincorporació a l’estoc si es confirma que el producte compleix tots els requisits de qualitat i seguretat alimentària.
- Reprocessat, quan la normativa i les característiques del producte ho permetin.
- Destrucció controlada, si hi ha un risc per a la seguretat alimentària o el producte no compleix les especificacions.
- Retirada del mercat, quan part del lot ja ha estat distribuït i pot representar un risc per a consumidors o clients.
6. Registre de les accions i tancament de la incidència
El darrer pas consisteix a registrar totes les actuacions realitzades des de la recepció de la devolució fins a la resolució del cas. Aquesta documentació serà de gran utilitat durant auditories, inspeccions oficials o futures investigacions.
El registre final hauria d’incloure:
- La causa identificada de la incidència.
- Les accions correctives aplicades.
- Les mesures preventives adoptades.
- La destinació final del producte.
- Els responsables de cada actuació.
- La data de tancament de la incidència.
Errors més freqüents en gestionar devolucions alimentàries
Una gestió inadequada de les devolucions pot dificultar la investigació duna incidència, augmentar els costos operatius i fins i tot comprometre la seguretat alimentària. Comptar amb un procediment definit i un sistema de traçabilitat eficaç ajuda a evitar aquests problemes i respondre de forma ràpida i organitzada.
Aquests són alguns dels errors més habituals en gestionar devolucions alimentàries:
No registrar la devolució de forma immediata
Endarrerir el registre de la incidència o fer-ho amb informació incompleta pot provocar la pèrdua de dades importants sobre el producte, el lot o les circumstàncies de la devolució. Tota incidència s’ha de documentar des del primer moment per facilitar-ne el seguiment.
No identificar correctament el lot afectat
Gestionar una devolució sense verificar el nombre de lot dificulta la investigació i pot portar a immobilitzar productes que no estan afectats o, per contra, deixar fora productes que sí que presenten un risc.
Barrejar productes tornats amb productes conformes
Els productes retornats han de romandre identificats i separats de la resta de l’estoc fins que se’n determini la destinació. No fer-ho augmenta el risc que es tornin a comercialitzar per error.
No investigar la causa arrel de la incidència
Limitar-se a acceptar la devolució o substituir el producte sense analitzar què ha provocat el problema impedeix implantar mesures correctives eficaces i afavoreix que la incidència es torni a repetir.
Mantenir registres únicament en paper
Els registres manuals solen alentir les investigacions i dificulten la localització de la informació. La digitalització permet consultar l’historial d’un lot en segons i agilitza tant les auditories com la gestió d’incidències.
Gestiona les devolucions de forma ràpida i segura amb Total Food Control
Amb Total Food Control pots digitalitzar tot el procés de traçabilitat i centralitzar la gestió de devolucions en una única plataforma. El software permet registrar incidències de manera senzilla, consultar l’historial complet de cada lot, accedir a la documentació associada i generar registres automàtics per a auditories i inspeccions, reduint el temps de resposta i minimitzant els errors derivats de la gestió manual.
Si vols millorar el control dels teus processos, optimitzar la gestió de devolucions i respondre amb rapidesa davant de qualsevol incidència, Total Food Control t’ajuda a implantar una traçabilitat digital, àgil i fiable per garantir la seguretat alimentària en totes les etapes de la cadena de producció.